訊維無(wú)紙化會(huì )務(wù)管理系統:開(kāi)啟智能會(huì )議管理新時(shí)代！

隨著(zhù)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，數字化、智能化已經(jīng)成為社會(huì )發(fā)展的必然趨勢。在這樣的時(shí)代背景下，會(huì )務(wù)管理也迎來(lái)了革命性的變革。訊維無(wú)紙化會(huì )務(wù)管理系統，以其高效、便捷、環(huán)保的特性，為各類(lèi)會(huì )議提供了全新的解決方案，引領(lǐng)著(zhù)會(huì )務(wù)管理走向更加智能、綠色的未來(lái)。

在過(guò)去，傳統的會(huì )務(wù)管理往往依賴(lài)于大量的紙質(zhì)材料，從會(huì )議通知、議程安排、資料準備到會(huì )議記錄，無(wú)一不需要大量的紙張來(lái)承載。這不僅造成了資源的浪費，也增加了會(huì )議籌備的復雜性和成本。同時(shí)，紙質(zhì)材料的存儲和查找也十分不便，難以滿(mǎn)足現代化會(huì )務(wù)管理的需求。

因此，無(wú)紙化會(huì )務(wù)管理系統的出現，成為了解決這些問(wèn)題的有效途徑。通過(guò)數字化技術(shù)，將會(huì )議相關(guān)的所有信息都存儲在電子設備中，實(shí)現了信息的快速傳遞、高效管理和便捷查詢(xún)。這不僅提高了會(huì )議的效率，也降低了會(huì )議的成本，更符合現代社會(huì )對環(huán)保和可持續發(fā)展的要求。

圖2.無(wú)紙化會(huì )議室

訊維無(wú)紙化會(huì )務(wù)管理系統是一款集會(huì )議管理、信息發(fā)布、資料共享、互動(dòng)交流于一體的綜合性會(huì )務(wù)管理平臺。該系統具有以下幾個(gè)顯著(zhù)的特點(diǎn)和優(yōu)勢：

（一）信息高效管理

系統采用云端存儲技術(shù)，將會(huì )議相關(guān)的所有信息都存儲在云端服務(wù)器上，實(shí)現了信息的集中管理和快速共享。無(wú)論是會(huì )議通知、議程安排還是參會(huì )人員信息，都可以在系統中輕松查看和編輯，大大提高了會(huì )議籌備的效率。

（二）便捷的資料共享

系統支持多種格式的文件上傳和下載，參會(huì )人員可以通過(guò)手機、平板或電腦等終端設備隨時(shí)隨地查看會(huì )議資料，無(wú)需再攜帶厚重的紙質(zhì)材料。同時(shí)，系統還支持在線(xiàn)編輯和實(shí)時(shí)更新，確保參會(huì )人員能夠獲取到最新的會(huì )議信息。

（三）互動(dòng)交流的增強

系統內置了在線(xiàn)交流功能，參會(huì )人員可以在會(huì )議過(guò)程中進(jìn)行實(shí)時(shí)互動(dòng)，提出問(wèn)題和建議，也可以進(jìn)行投票和問(wèn)卷調查等活動(dòng)。這不僅增強了會(huì )議的互動(dòng)性和參與度，也提高了會(huì )議的決策效率和效果。

（四）環(huán)保節能的貢獻

通過(guò)無(wú)紙化會(huì )務(wù)管理，系統大幅減少了紙張的使用量，降低了會(huì )議對環(huán)境的影響。同時(shí)，電子化的會(huì )議資料也減少了打印、復印等環(huán)節，節約了能源和成本，符合現代社會(huì )對環(huán)保和可持續發(fā)展的要求。

圖2.無(wú)紙化會(huì )議系統

那么訊維無(wú)紙化會(huì )議管理系統有哪些功能呢？

1.組織管理功能：公司的組織架構具有上級部門(mén)、下級部門(mén)及上級管理下級的業(yè)務(wù)需求，系統采用樹(shù)形結構可以無(wú)限級的子節點(diǎn)操作，實(shí)現與企業(yè)部門(mén)或機構的真實(shí)對應。組織管理包括組織信息的錄入、組織信息的維護、組織與用戶(hù)對應關(guān)系設置。同時(shí)，系統還具備與OA系統、釘釘、企業(yè)微信等平臺數據自動(dòng)同步功能。

2.角色管理功能：系統中認定角色是一組用戶(hù)權限的合集，具有指定權限操作、訪(fǎng)問(wèn)特定資源的行為。系統默認定義角色：超級系統管理員、會(huì )議管理員、普通用戶(hù)。超級系統管理員主要操作功能：用戶(hù)管理、組織管理、會(huì )議室管理、會(huì )議室終端管理等；會(huì )議管理員主要操作功能：創(chuàng )建會(huì )議、配置會(huì )議、設備管理、統計分析等；普通用戶(hù)主要操作功能：通過(guò)日歷方式展示會(huì )議日程安排，查詢(xún)會(huì )議信息、會(huì )議資料、參會(huì )人員等。

3.用戶(hù)管理功能：系統管理員可通過(guò)用戶(hù)管理功能，通過(guò)信息采集的方式將使用單位包含的所有用戶(hù)錄入或導入系統，可將用戶(hù)與組織指定關(guān)聯(lián)。系統具備手機號碼、用戶(hù)姓名檢索數據的功能；系統通過(guò)標準化數據對接模板，與使用單位的用戶(hù)信息匹配后，通過(guò)Excel模板進(jìn)行用戶(hù)信息導入。

4.會(huì )議室類(lèi)型管理功能：當使用單位的會(huì )議室數量繁多、功能復雜的情形時(shí)，需要通過(guò)會(huì )議室類(lèi)型對會(huì )議室的通途進(jìn)行標注描述。系統默認配置洽談室（5人以下無(wú)無(wú)紙化終端）、小會(huì )議室、中會(huì )議室、大會(huì )議室、視頻會(huì )議會(huì )議室等會(huì )議室類(lèi)型，同時(shí)可勾選是否屬于無(wú)紙化會(huì )議室。創(chuàng )建會(huì )議室的時(shí)候可以選擇會(huì )議室類(lèi)型作為篩選條件，便于創(chuàng )建會(huì )議時(shí)、會(huì )議室維護時(shí)的快速定位會(huì )議室。

圖2.無(wú)紙化會(huì )務(wù)管理系統

5.會(huì )議室管理功能：支持多個(gè)會(huì )議室管理，系統對會(huì )議室的基本信息、資產(chǎn)信息、會(huì )議室內固定資產(chǎn)進(jìn)行統一的管理和維護。系統內置可視化組件，實(shí)現會(huì )議室的布局、固定資產(chǎn)擺放、無(wú)紙化終端配置等功能。根據會(huì )場(chǎng)平面圖設置會(huì )議室布局位置，提供桌子、椅子、大門(mén)、終端、無(wú)紙化終端等控件，可按照會(huì )場(chǎng)實(shí)際位置進(jìn)行布局；在會(huì )議預約時(shí)，使用可視化的方式為參會(huì )人員進(jìn)行排位，可隨時(shí)位置調換。

6.會(huì )議終端管理功能：具備較強的終端兼容能力，系統適配無(wú)紙化會(huì )議終端、會(huì )議信息顯示終端、侯會(huì )信息播報終端、會(huì )議服務(wù)交互終端、信號接入控制器、信號輸出控制器、會(huì )議標語(yǔ)終端。所有的終端在通過(guò)管理軟件能自動(dòng)尋找主機并進(jìn)行控制管理，實(shí)時(shí)顯示終端的聯(lián)機狀態(tài)、運行狀態(tài)。與會(huì )議室綁定后，通過(guò)可視化設計器頁(yè)面，可以配置終端的顯示內容、顯示背景。終端可進(jìn)行分組，實(shí)現對一組終端的批量化操作應用。

7.背景會(huì )標管理功能：當會(huì )議啟動(dòng)后，無(wú)紙化會(huì )議終端屏幕所顯示的會(huì )議歡迎致辭。通過(guò)系統管理頁(yè)面利用可視化組件實(shí)現對歡迎界面的自定義設計，可以為每一個(gè)會(huì )議室設置一個(gè)不同的歡迎界面，滿(mǎn)足會(huì )議室日常開(kāi)會(huì )不同主題顯示定制化歡迎致辭的業(yè)務(wù)需求。系統具備會(huì )議標語(yǔ)可視化配置功能，可自定義每場(chǎng)會(huì )議顯示不同的會(huì )議標語(yǔ)。

8.電子桌牌管理功能：電子桌牌用于替代會(huì )議室內的塑料夾紙質(zhì)的桌牌，使參會(huì )人員信息顯示元素更豐富，內容顯示更清晰。系統具有電子桌牌可視化配置功能，可以實(shí)現電子桌牌樣式的自定義設計，還可以對每一個(gè)會(huì )議室設置不同的顯示界面。

9.會(huì )議通知管理功能：系統會(huì )議創(chuàng )建完畢后，可以通過(guò)郵件、短信、電話(huà)、微信、釘釘多種方式將會(huì )議通知發(fā)送給參會(huì )人員。會(huì )議通知的內容、格式均可配置，管理員可自定義通知模板。

10.第三方設備對接：系統可對接智能設備，例如空調、溫濕度傳感器、新風(fēng)、中控、門(mén)禁、燈光、占空等各類(lèi)設備，對接后可設置關(guān)聯(lián)設備是否根據會(huì )議情況自動(dòng)開(kāi)啟、自動(dòng)關(guān)閉。

圖2.會(huì )務(wù)管理預約功能

訊維無(wú)紙化會(huì )務(wù)管理系統已經(jīng)在多個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應用，取得了顯著(zhù)的效果。以下是一些具體的應用實(shí)踐案例：

1、政府會(huì )議的應用

在政府部門(mén)的會(huì )議中，訊維無(wú)紙化會(huì )務(wù)管理系統得到了廣泛應用。通過(guò)系統，政府部門(mén)可以高效地組織會(huì )議、發(fā)布通知、管理參會(huì )人員信息，實(shí)現會(huì )議的高效運轉。同時(shí)，系統的實(shí)時(shí)互動(dòng)功能也為政府部門(mén)的決策提供了有力支持。

2、企業(yè)會(huì )議的應用

在企業(yè)會(huì )議中，訊維無(wú)紙化會(huì )務(wù)管理系統也發(fā)揮了重要作用。企業(yè)可以利用系統進(jìn)行遠程會(huì )議、在線(xiàn)培訓等活動(dòng)，降低會(huì )議成本、提高會(huì )議效率。此外，系統還可以幫助企業(yè)進(jìn)行數據分析和市場(chǎng)調研，為企業(yè)的決策提供數據支持。

3、學(xué)術(shù)會(huì )議的應用

在學(xué)術(shù)會(huì )議中，訊維無(wú)紙化會(huì )務(wù)管理系統也發(fā)揮了重要作用。通過(guò)系統，學(xué)術(shù)會(huì )議可以方便地發(fā)布會(huì )議通知、征集論文、管理參會(huì )人員信息等。同時(shí)，系統的在線(xiàn)交流功能也為學(xué)術(shù)研討提供了便利，促進(jìn)了學(xué)術(shù)成果的交流和傳播。

訊維無(wú)紙化會(huì )務(wù)管理系統的出現，為會(huì )務(wù)管理帶來(lái)了革命性的變革。它不僅提高了會(huì )議的效率和質(zhì)量，也降低了會(huì )議的成本和對環(huán)境的影響。未來(lái)，隨著(zhù)技術(shù)的不斷進(jìn)步和應用場(chǎng)景的不斷拓展，無(wú)紙化會(huì )務(wù)管理系統將在更多領(lǐng)域發(fā)揮重要作用，推動(dòng)會(huì )務(wù)管理向更加智能、高效、綠色的方向發(fā)展。